効率的に仕事をこなし、残業しない働き方を実現するには
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ホワイトカラーエグゼンプション制度の導入や裁量労働制の対象者拡大などを含む労働法の見直しが進む中、改革賛成派と反対派がネットやテレビなどで論争を繰り広げています。
賛成派は、『少子高齢化による労働力の減少を補う為、効率の良い働き方を広げるためにも改革は必要』と主張し、
反対派は、『さらなる長時間労働を助長し、過労死や鬱の増加につながる』と反論し、両者の意見は平行線のままです。
ただ、どちらも「残業は減らさなければならない」という点については意見が一致しているようです。
残業には二種類ある
では、どうすれば残業は減るのでしょうか？
まず残業は大きく分けて二種類に分類されます。
ひとつは、給料を補う為に自らすすんで行う残業。
もうひとつは、本意ではないが、仕事が終わらない為にせざるを得ない残業。
ひとつ目の、自ら行う残業については、「ダラダラ残業」などと呼ばれ、日本企業にはびこる悪癖のひとつに上げられます。通常の給料だけでは生活が苦しいので、残業代を稼ぎたいという気持ちは理解できますが、会社にとっては不要な人件費の増加につながり、周りの社員にとっても、定時で帰りにくい社内雰囲気の醸成につながるため、心当たりのある方はご自身の意識改革により、ダラダラ残業をやめるようにしてください。
しかしながら、「ダラダラ残業」をしているような方は、実際は少数派で、多くは二つ目の「本意ではない残業」に苦しめられているのではないでしょうか。
この「本意ではない残業」についてですが、まず繁忙期であるなしに関わらず一年中残業が続き、周りの社員も全員残業を強いられているような場合は、会社が適切に人材を補充するなり、業務の割り振りを見直すなどの対策をとらない限り、個人で改善することは困難です。
一方、同じ業務に取り組んでいるにも関わらず、きっちりと仕事をこなし、残業もほとんどしない社員が他に存在する場合は、個人の業務の進め方に問題がある可能性があります。
仕事を効率的に進めるには
では、仕事を効率的に進める人と、そうでない人の違いはなんでしょう。もちろん個人の能力差もありますが、後天的な努力による差異を除いた本質的な能力差において、世界一の人と普通の人の差は二割もないと言われます。
仕事が出来る人と出来ない人の一番の違いは、その時間の使い方です。
仕事が出来る人は、その仕事内容の「重要度」や「緊急度」などに応じて仕事を分類し、優先順位を上手に付けているのです。また、内容に応じて、この仕事はいつまでに仕上げなければならないといったロードマップが、きちんと頭の中で整理できています。結果、優先度の高い仕事から集中的にこなすことで、期限前に慌てることなく余裕をもって仕事が出来るのです。また「明日出来ることは、無理に今日しない」といった良い意味で力の抜けた働き方ができ、残業時間も自ずと少なくなります。
一方仕事の出来ない人は、今目の前にある仕事からとりあえず片付けようとするため、期限間近になっても重要度の高い仕事が終わっておらず、結果遅くまで仕事をし、なんとか終わったと思ったら、すぐ次の仕事の期限に追われるという悪循環に陥ります。
もちろん、こういった優先順位付けが、自然と頭の中で出来る人が「能力が高い」ということにもなるのでしょうが、慣れない人でも、表やスケジュールなどを利用して、目視できる形で自分の仕事を整理し、優先順位とロードマップを作成してから仕事を進めるようにしましょう。慣れてくると自然と頭の中で数多くの仕事を優先順位順にソートすることが出来るようになります。
一般的に、緊急度を縦軸に重要度を横軸にとった下図のようなマトリックス表に従って仕事を分類し、1→２→３→４の順に仕事をこなすべし、と言われています。
例えば、パソコンのデスクトップを下図のように４分割し、仕事のファイルをそれぞれの領域に分けて整理するというのも一つのやり方ですね。
もし、仕事を４つの領域に分類することが、まず大変だよ！というかたは、とりあえず、重要度は無視して、緊急度の高い順に仕事を並び替え、緊急度の高いものから処理していく癖をつけるのも良いでしょう。
さて今日は金曜日です、効率的に仕事をこなして早めに切り上げ、仲間と飲みに行くなり、家族と団らんの時間をとるなり、金晩を大いに満喫しましょう！
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